17 Compétences essentielles en gestion du temps

17 Compétences essentielles en gestion du temps

23 mai 2019 0 Par Abdellah
Partage Zen :)

Voici 17 habitudes de gestion de temps très importantes et qu’on n’apprend pas à l’école !  Essayez de travailler une à la fois. Je vous garantis un changement crucial en votre vie!

Je n’ai jamais rencontré une personne qui ne voulait pas améliorer ses compétences en gestion du temps. Même ceux qui possèdent de solides compétences en gestion du temps savent qu’il y a toujours place à l’amélioration. Devenir productif avec votre temps, c’est chercher à apporter des améliorations constantes et sans fin à votre façon de travailler. Heureusement, il existe de nombreuses compétences en gestion du temps que vous pouvez améliorer pour obtenir de meilleurs résultats.

Une des grosses erreurs commises par ceux qui ont du mal à gérer leur temps est de croire que les compétences en gestion du temps sont entièrement comportementales. C’est-à-dire que vous vous fixez un objectif et vous y travaillez. Cependant, la vérité est que plusieurs compétences importantes en gestion du temps sont entièrement cognitives, c’est-à-dire qu’elles sont des processus de réflexion.

Comprendre les compétences en gestion du temps

Trop souvent, nous considérons la gestion du temps comme une compétence et nous essayons donc d’améliorer cette compétence. Mais cela revient à traiter une équipe de football comme s’il ne s’agissait que d’un seul joueur. Pour qu’une équipe de football réussisse, elle a besoin de tous ses membres pour travailler correctement et ensemble. La gestion du temps est comme votre équipe de football. Toutes les différentes compétences en gestion du temps sont des joueurs clés dans votre équipe. La gestion du temps n’est donc que la somme de toutes ces compétences.

Les plus grands managers de football possèdent d’excellentes compétences en matière de gestion des hommes. Ils sont capables d’identifier quel joueur ne joue pas au mieux de ses capacités. Ils donnent ensuite à ce joueur un petit coup de pouce supplémentaire pour l’aider à améliorer ses performances. La gestion du temps, c’est un peu comme ça. Vous devez d’abord identifier les compétences en gestion du temps qui vous laissent tomber. Enfin intervenir et apporter les améliorations nécessaires.

Ci-dessous, j’ai décrit 17 compétences en gestion du temps qui jouent un rôle crucial dans la détermination de vos niveaux de productivité. Certaines de ces compétences se chevauchent et, dans de nombreux cas, la maîtrise d’une compétence améliorera grandement votre rendement dans une autre. Cependant, il est important que vous compreniez chaque compétence et le rôle qu’elle joue dans votre gestion du temps.

1. Établissement des objectifs

Fixer vos objectifs pour une bonne gestion du temps

La gestion du temps n’est pas une compétence autonome. Vous ne pouvez pas gérer votre temps, mais vous le savez probablement déjà. Vous ne pouvez gérer la façon dont vous utilisez votre temps et la façon dont vous utilisez votre temps devrait être déterminée par l’établissement d’objectifs efficaces. Les compétences les plus fondamentales de la gestion du temps sont la capacité d’utiliser votre temps d’une manière qui sert vos objectifs.

Lorsque vous prenez des décisions sur quoi concentrer votre temps, vous devriez toujours être conscient de vos objectifs et de la façon dont chaque action vise à vous rapprocher de ces objectifs.

Ne vous laissez pas berner en pensant que vous n’avez qu’à vous fixer des objectifs dans les domaines les plus courants comme l’argent. L’argent est un grand atout, mais c’est seulement le résultat de l’atteinte de vos objectifs. D’ailleurs ce n’est pas l’argent qui vous rend heureux. C’est ce que vous pouvez faire et réaliser avec l’argent qui vous permet de prolonger votre bonheur. Lorsque vous pensez à vos objectifs, adoptez une approche plus globale de votre vie. Par exemple, vous voudrez peut-être tenir compte de ce qui suit :

  • Quel est votre but ultime ? p. ex. être heureux, être aimé ?
  • Le genre de personne que tu veux être ?
  • Que voulez-vous réaliser dans chaque domaine de votre vie ?
  • Que voulez-vous avoir dans chaque domaine de votre vie ?
  • Les désirs et les attentes que vous avez à l’égard de vos relations ?
  • Que voulez-vous apprendre ?
  • Votre vision de votre vie ?
  • Quelles valeurs voulez-vous vivre et promouvoir ?
  • Où voulez-vous aller ?

Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à penser lorsqu’il s’agit de vos objectifs, alors ne soyez pas désinvolte. Prenez le temps de bien comprendre comment vous voulez vraiment que votre vie soit et commencez à prendre davantage de décisions de gestion du temps en fonction de cela, tout en vous rappelant que l’établissement d’objectifs n’est que le début des compétences en gestion du temps.

La gestion du temps consiste à mettre votre temps disponible au service de vos besoins. Chaque décision devrait être basée sur ce que vous essayez d’accomplir dans votre vie. Le fait d’avoir des objectifs clairs facilite grandement la prise de bonnes décisions.

2. Établissement des priorités

La principale raison pour laquelle la plupart des gens ont de la difficulté à établir des priorités est qu’ils commencent trop tard dans le processus. Ils tentent de classer par ordre de priorité les éléments qui figurent sur leur liste de tâches. Toutefois, si vous examinez attentivement la plupart des gammes, vous constaterez qu’elles contiennent des postes qui n’auraient jamais dû figurer dans la gamme en premier lieu.

Aussi étrange que cela puisse paraître, l’établissement des priorités ne devrait pas commencer par se concentrer sur l’accomplissement de plus de travail. L’établissement des priorités devrait toujours commencer par éviter/éliminer les tâches que vous ne devriez pas accomplir. Une fois que cela a été fait, vous pouvez vous concentrer sur l’accomplissement du travail le plus précieux possible avec le temps et les ressources dont vous disposez.

La hiérarchisation des priorités est l’une des compétences les plus mal comprises et les plus mal utilisées en matière de gestion du temps. Si vous vous y prenez bien, vous constaterez que votre gestion du temps s’améliore rapidement.

À l’autre extrémité du spectre de la hiérarchisation des priorités se trouve la difficulté de décider ce que vous devriez faire ensuite à partir d’un tas de bonnes idées. Pour paraphraser Ryan Deiss: « Les mauvaises idées ne tuent pas les entreprises ; trop de bonnes idées tuent les entreprises. »

Que vous essayiez simplement d’achever de bons projets ou que vous soyez travailleur autonome, l’établissement de priorités devient l’une des compétences clés en gestion du temps lorsque vous avez trop de bonnes idées. Parce que les bonnes idées sont inutiles si elles ne sont pas mises en œuvre. Et, si vous avez trop de bons, vous finissez par sauter de l’un à l’autre, à moins d’établir efficacement vos priorités…

À l’école et à la maison, on vous a peut-être félicité d’avoir beaucoup de bonnes idées, mais dans le monde réel, vous avez besoin de compétences en gestion du temps pour ne pas vous laisser emporter par vos bonnes idées. Toute idée n’est bonne que si elle est exécutée. Si vous essayez d’exécuter trop d’idées, vous n’en exécuterez aucune.

3. Conscience de soi

Il n’y a pas deux personnes qui aiment travailler de la même façon. Nous avons tous nos propres préférences quant à la façon dont nous aimons travailler, par exemple, certaines personnes travaillent mieux le matin alors que d’autres préfèrent travailler tard. Nous sommes motivés par différentes choses et aimons travailler à notre façon. Il n’y a rien de mal à cela. En fait, c’est très sain. Cela signifie simplement que vous devez avoir une bonne compréhension de vos propres goûts, aversions et besoins.

Il y a un nombre infini de domaines où vos préférences peuvent affecter votre travail. Il vaut la peine de prendre un peu de temps pour réfléchir, sur une base régulière, pour observer comment vous obtenez le meilleur de vous-même. Chaque fois que vous atteignez un niveau très élevé, prenez un peu de temps pour identifier ce qui vous a permis spécifiquement d’atteindre un niveau aussi élevé. J’ai récemment découvert que je pouvais améliorer ma performance, ma créativité et ma performance globale en tournant mon bureau pour obtenir plus de lumière du soleil.

Tout aussi important, lorsque votre rendement est médiocre, essayez d’identifier les conditions qui ont favorisé votre mauvais rendement. La conscience de soi est l’une des compétences de gestion du temps les plus faciles à développer parce qu’il suffit de faire attention et d’utiliser un peu d’essai et d’erreur. Mais c’est aussi l’une des compétences les plus puissantes en matière de gestion du temps car elle vous permet de travailler de la manière qui vous convient le mieux en réduisant votre propre résistance.

Rappelez-vous que la gestion du temps n’est pas une discipline universelle. Lorsque vous avez un haut niveau de conscience de vous-même, vous êtes en mesure de prendre les meilleurs conseils de gestion du temps et de les adapter à votre propre style.

Plus vous en savez sur vous-même, vos habitudes, la façon dont vous aimez travailler, etc., plus il est facile de prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon de gérer votre temps. Cliquez pour tweeter

4. Auto-motivation

Vous aurez des jours où vous ne voudrez rien faire. Vous pouvez être malade, fatigué, ennuyé ou simplement démotivé. Dans des jours comme celui-ci, il n’y a pas grand-chose que quelqu’un d’autre puisse faire pour vous aider à démarrer. Vous devez être capable de vous motiver à agir, même si vous ne le souhaitez pas. Si vous avez amélioré votre conscience de vous-même, vous aurez beaucoup d’informations dont vous avez besoin pour vous motiver.

De plus, au fur et à mesure que vous gravissez les échelons de votre organisation ou, si vous vous engagez sur la voie de l’entrepreneur, il n’y aura plus personne pour vous tenir responsable au quotidien. Vous serez entièrement responsable de vos propres résultats. Vous pourriez avoir toutes les autres compétences en gestion du temps, mais si vous n’avez pas la capacité de vous motiver, vous allez bientôt ressentir beaucoup de pression et de stress.

Autrefois, la plupart des gens travaillaient dans la fabrication ou la production. Ils avaient défini des emplois pour que, chaque jour, ils se rendent au travail en sachant exactement ce qu’ils avaient à faire et ce qu’on attendait d’eux. Nous sommes maintenant à l’ère des travailleurs du savoir, où la plupart des gens ont des emplois qui sont moins bien définis.

Vous devez avoir la motivation nécessaire pour définir votre travail, vos objectifs et vos priorités avant même de pouvoir faire quoi que ce soit. C’est pourquoi l’auto-motivation est si importante parmi les compétences en gestion du temps.

Peu importe ce que vous essayez de faire de votre vie, c’est vous qui en bénéficierez. Si vous n’avez pas la motivation, personne d’autre ne vous la donnera. Et si vous n’arrivez pas à vous motiver pour votre travail, vous devez vous demander si vous devriez faire ce travail.

5. Concentration

Peu importe ce que vous essayez de faire, il y aura toujours quelque chose d’autre qui attirera votre attention. Il n’est pas facile de tout ignorer et de se concentrer sur la tâche à accomplir. La concentration est l’une de ces compétences de gestion du temps dont on ne se rend compte de l’importance qu’elle revêt qu’au moment où l’on s’y attaque.

Il est important de se rappeler que peu importe le nombre de tâches à accomplir, vous ne pouvez travailler que sur une seule tâche à un moment donné. Le mythe du multitâche pose de nombreux problèmes à ceux qui souhaitent améliorer leur gestion du temps, mais si vous voulez obtenir des résultats, vous devez apprendre à vous concentrer sur une tâche à la fois et à bloquer toutes les distractions.

L’attribution d’une tâche unique à la fois (Le singletasking) est le meilleur moyen d’atteindre la concentration. Plutôt que d’essayer de faire beaucoup de choses à la fois, vous identifiez les plus importantes et bloquez toutes les autres. Ce n’est que lorsque vous avez terminé la tâche la plus importante que vous pouvez accomplir à ce moment-là que vous passez à la tâche la plus importante suivante.

L’accent est mis sur deux compétences en gestion du temps, la capacité d’identifier rapidement la tâche la plus importante que vous pouvez accomplir à ce moment-là et la capacité de bloquer tout le reste pendant que vous vous concentrez sur cette tâche.

6. Prise de décision

Ce serait bien de penser que vous pouvez simplement vous asseoir et faire votre travail sans avoir à y réfléchir sérieusement. Hélas, il y a peu d’emplois qui correspondent à cette description. Vous devrez prendre des décisions importantes, par exemple

  • Quelle tâche faire
  • Quelles sont les tâches qui ne sont pas accomplies ?
  • Quand une tâche doit être accomplie
  • À quelles réunions assister
  • Qui vous pouvez ou ne pouvez pas aider, etc.

Si vos décisions ne touchaient que vous, ce ne serait pas si grave, mais peu de tâches sont accomplies isolément. Presque toutes les tâches ont un effet sur une autre personne ou une autre tâche, ce qui signifie que chaque décision que vous prenez a des conséquences tant pour vous que pour les autres.

La prise de décision est l’une de ces compétences en gestion du temps qui, si vous n’êtes pas doué pour cela, vous remarquerez les impacts négatifs dans tous les domaines de votre vie. Il est impératif que vous soyez en mesure d’en envisager les conséquences et de prendre des décisions claires et efficaces.

Comme toutes les compétences en gestion du temps, la prise de décision est grandement améliorée si vous vous préparez à l’avance. La préparation la plus importante est peut-être d’avoir des critères clairs pour prendre une décision. Par exemple, au moment de décider de la tâche suivante, je prendrais en considération ce qui suit :

  • De combien de temps dispose-t-on ?
  • Quelles sont les ressources dont je dispose, p. ex.
    • Mon niveau d’énergie personnel
    • Équipement
    • Personnes
    • Fichiers

J’utilise ensuite une excellente question de David Allen :  » Quelle est la tâche la plus importante que je peux accomplir avec le temps et les ressources dont je dispose ? »

Donc, si je suis dans une salle d’attente, 10 minutes avant une réunion, je ne peux pas faire une tâche de 2 heures qui nécessite mon ordinateur et mes fichiers. Mais, je pourrais probablement passer un coup de fil ou répondre à un courriel sur mon téléphone.

Lorsque vous comprendrez le temps et les ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche, vous serez mieux en mesure de décider ce qu’il faut faire à un moment donné parce que vos options seront limitées par le temps et les ressources dont vous disposez à ce moment.

7. Planification

Comme nous l’avons mentionné précédemment, les tâches se chevaucheront et dépendront l’une de l’autre. Il y aura souvent des moments où une tâche ne pourra pas être lancée avant qu’une autre tâche ne soit terminée. Votre emploi du temps sera également influencé par celui d’autres personnes. Ces facteurs doivent être pris en compte au début de chaque projet et faire l’objet d’un suivi tout au long de celui-ci. Le non-respect de cette consigne peut entraîner des retards et le non-respect des délais.

La planification est l’une des compétences essentielles en gestion du temps parce qu’elle vous permet de prévoir toutes les tâches qui seront nécessaires à la réalisation d’un projet et comment elles s’agenceront le mieux. Un plan bien conçu vous fera gagner beaucoup de temps.

La planification est l’une des compétences de gestion du temps qui nous vient naturellement à l’esprit. Nous pouvons le faire et nous l’utilisons régulièrement pour trouver notre chemin dans la vie. Mais malheureusement, on nous a enseigné une autre façon de planifier qui ne fonctionne pas et qui nous empêche de donner le meilleur de nous-mêmes.

La planification bien faite est rapide et facile, mais lorsque nous utilisons la mauvaise méthode, cela devient très pénible. Vous connaissez la méthode facile, car vous le faites naturellement. Malheureusement, on a pensé que vous compliquiez les choses à l’excès.

8. Compétences de communication

De solides compétences en communication vous permettront d’établir des relations de soutien avec les collègues de travail. Vous serez en mesure de mieux travailler ensemble et d’accomplir plus de choses que vous ne pourrez jamais le faire séparément.

Lorsque vous avez besoin d’une autre personne pour faire un travail pour vous, vous voudrez communiquer d’une manière qui lui permettra d’effectuer le travail à la norme désirée, dans les meilleurs délais. Si des erreurs se produisent, vous voudrez soulever la question rapidement et expliquer clairement les ajustements qui doivent être faits. Dans ces situations, la qualité de votre communication a un impact direct sur la qualité du travail accompli.

Il y a une autre compétence essentielle en gestion du temps qui fait partie des compétences en communication. C’est la capacité de dire « non ». D’autres veulent aussi faire leur travail. Ils ont leurs propres priorités et s’ils peuvent se décharger d’une partie de leur charge de travail sur vous, ils le feront.

Ce n’est pas pour être méchant ou mauvais, mais comme je le dirai plus tard, la délégation est aussi l’une des compétences essentielles en gestion du temps et si on peut vous déléguer le travail, on le fera. Ainsi, apprendre à utiliser trois lettres, dans le bon ordre, améliorera considérablement votre gestion du temps.

Apprendre à dire  » non  » et à le dire régulièrement, le cas échéant, est l’un des moyens les plus rapides d’améliorer votre gestion du temps.

9. Questionnement et défi

Si vous voulez travailler selon les normes les plus élevées, vous devez être prêt à remettre en question tout ce qui ne correspond pas à vos normes. Cela commence lorsque quelqu’un tente de vous assigner une tâche. Si vous n’êtes pas la personne chargée de l’exécuter, vous devez soulever la question et défier la personne qui vous la confie. Lorsque vous commencez à le faire, vous constaterez souvent une diminution de la quantité de travail qui vous est déléguée.

Très souvent, les gens vous délèguent du travail parce que c’est pratique, et non parce que c’est la bonne marche à suivre. Si vous voulez améliorer vos compétences en gestion du temps, cela doit appartenir au passé. Comme nous l’avons déjà mentionné, l’élimination du travail que vous ne devriez pas faire est le début de l’établissement des priorités. Le questionnement et le défi sont des compétences essentielles pour vous aider à atteindre cet objectif.

Lorsque l’on vous assigne un travail que vous devriez faire, n’acceptez jamais tant que vous n’avez pas une idée claire de ce que l’on attend de vous :

  • Que faut-il faire ?
  • Quand est-ce que la tâche doit être complétée? au plus tard le ?
  • Quel est le montant requis ?
  • la façon dont le travail doit être exécuté ?
  • Tout autre détail qui a une incidence sur votre capacité d’effectuer le travail.
  • Si vous avez des objections, vous devriez les soulever avant de donner votre accord ferme.

Le questionnement est si important, c’est parce qu’il vous permet d’atteindre la clarté. Vous pouvez obtenir toute l’information dont vous avez besoin pour effectuer le travail au plus haut niveau possible. Après tout, aucune des autres compétences en gestion du temps n’est importante si vous n’avez aucune idée de ce que vous essayez de réaliser.

Poser quelques questions à l’avance vous permettra d’éviter beaucoup de difficultés plus tard. Prendre le temps d’atteindre la clarté au début vous fera gagner beaucoup plus de temps à long terme.

10. Délégation des tâches / sous-traitance

Tout comme d’autres voudront vous déléguer du travail, il y aura des moments où vous voudrez déléguer du travail à d’autres. Vous voudrez vous assurer que tout le travail important est terminé, mais cela ne veut pas dire que vous devez toujours être la personne pour le terminer. L’une des meilleures compétences en gestion du temps est de savoir quand vous n’êtes pas la bonne personne pour effectuer la tâche.

Si la tâche convient mieux aux compétences de quelqu’un d’autre, vous devriez envisager de déléguer la tâche. Bien sûr, lorsque vous déléguez, il est important de fournir toutes les informations nécessaires et de vous assurer que la personne qui exécutera la tâche est claire sur ce que l’on attend d’elle.

La délégation ou la sous-traitance n’est pas seulement une question de faire sortir le travail de notre assiette et de le confier à quelqu’un d’autre. Vous voulez que le travail soit fait par la bonne personne, selon les normes les plus élevées, au bon moment. Non seulement vous devez transmettre le travail avec des instructions claires, mais vous devez aussi vérifier auprès de la personne qui fait le travail pour voir si elle accomplit le travail ou si elle a besoin d’une certaine forme d’aide.

Si vous attendez la date limite pour vous enregistrer, vous allez subir des déceptions régulières. Gérer tout cela tout en gardant tout le monde d’accord, c’est pourquoi la délégation est l’une des compétences les plus difficiles mais les plus gratifiantes en matière de gestion du temps.

Note : Par souci de clarté, la délégation consiste à confier la tâche à quelqu’un au sein de votre organisation. La sous-traitance, c’est quand vous engagez quelqu’un de l’extérieur pour effectuer le travail.

Il y a une grande différence entre être responsable de faire quelque chose et être celui qui doit le faire. Lorsque vous vous en rendez compte, vous pouvez gagner beaucoup de temps en profitant de l’aide que les autres peuvent vous offrir.

11. Capacités d’adaptation

Les choses vont mal tourner de temps en temps. Vous pouvez en être certain. Lorsque les choses tournent mal, vous pouvez rester assis à vous vautrer dans le désespoir ou vous pouvez analyser la situation, identifier la bonne conduite à tenir et mettre en œuvre cette action.

La gestion du temps n’est pas seulement une compétence comportementale. C’est aussi une question cognitive. Votre façon de penser et votre état d’esprit jouent un rôle important dans la détermination de vos résultats. Savoir comment faire face aux revers vous aidera à rebondir rapidement et à réduire le temps perdu lorsque les choses tournent mal.

Les capacités d’adaptation sont des compétences essentielles en gestion du temps parce que le cliché dit : « Le spectacle doit continuer. Si vous laissez les revers vous arrêter, vous n’obtiendrez jamais rien.

12. Gestion du stress

Avec le travail vient la pression. La pression en soi est généralement une bonne chose. Il vous motive à passer à l’action et à faire du bon travail. Cependant, une fois que vous commencez à sentir que vous ne pouvez plus faire face aux exigences qui vous sont imposées, vous commencez à passer de la pression au stress. Le stress n’est pas une bonne chose. Les gens parlent souvent d’un bon stress, mais c’est tout simplement une façon inappropriée de faire pression sur l’étiquetage.

Lorsque vous ressentez du stress, votre corps et votre esprit commencent à souffrir. De vastes réseaux de problèmes mentaux et physiques ont été liés à une exposition prolongée au stress. Avant d’en arriver là, le stress commence à avoir un impact négatif sur votre performance et votre gestion du temps.

Si vous êtes stressé, vous aurez tellement de choses à l’esprit que vous ne pourrez pratiquement plus vous concentrer sur la tâche à accomplir. Par conséquent, il vous faudra plus de temps pour effectuer les tâches même les plus simples. Un arriéré commencera à s’accumuler au fur et à mesure que vous prendrez du retard, ce qui augmentera votre niveau de stress et la spirale se poursuivra.

Les compétences en gestion du temps et en gestion du stress sont étroitement liées. Ils ont aussi une chose en commun : ils vous permettent de comprendre qu’il vaut mieux prévenir le problème que d’avoir à le régler une fois qu’il s’est produit. Si vous voulez améliorer vos compétences en gestion du temps, faites de la gestion proactive du stress un rituel dans votre vie.

13. Travailler efficacement avec les autres

J’ai déjà souligné l’importance de communiquer avec les autres pour maximiser votre gestion du temps. Travailler efficacement avec les autres est souvent le moyen le plus rapide d’accomplir un travail correctement. Il ne s’agit pas seulement de communication et de délégation. Il est important de comprendre comment les autres aiment travailler, leurs objectifs et leurs attentes. En apprenant à mieux connaître les gens, vous établissez des relations positives où vous pouvez travailler ensemble pour le bénéfice de toutes les personnes concernées.

Il est important de se rappeler que les équipes ne forment pas une seule unité qui pense les mêmes choses et veut les mêmes choses. Bien sûr, les membres de l’équipe auront généralement beaucoup en commun, mais il y aura toujours des différences subtiles entre leurs envies, besoins et désirs. Ils auront des objectifs et des ambitions légèrement différents et même s’ils partagent un objectif commun, leurs raisons de vouloir atteindre cet objectif peuvent différer.

Travailler efficacement avec les autres est l’une des compétences les plus délicates et les plus subtiles en matière de gestion du temps. Parce qu’il faut identifier les différences subtiles et essayer de trouver un moyen de satisfaire les besoins de chacun dans la mesure du possible tout en s’assurant de la réalisation des objectifs de l’équipe.

Et, bien sûr, la compréhension des techniques de gestion du temps par chaque membre de l’équipe est un élément important pour réaliser une collaboration efficace.

Si vous voulez maximiser votre productivité et votre gestion du temps, vous allez devoir travailler avec les autres et exploiter la puissance de la synergie. Un groupe de personnes travaillant pour une cause commune accomplira plus de choses ensemble que séparément. Apprenez donc à travailler efficacement avec les autres.

14. Tenue des dossiers

Lorsque vous êtes au courant de tout ce qui se passe, vous pouvez prendre des décisions efficaces et fournir des informations plus vite. Quel que soit votre domaine d’activité, il est essentiel d’obtenir des renseignements exacts.

Vous n’avez pas besoin de tout savoir, mais vous seriez surpris du temps économisé si vous savez où trouver l’information nécessaire au moment voulu.

Vous devez déterminer vos besoins en renseignements et mettre en place des systèmes de recueil et de sauvegarde.

Un autre avantage souvent oublié de la tenue de dossiers est que vous pouvez enregistrer ce qui a bien ou mal fonctionné. Cela peut paraître pédant la première fois que vous le faites. Mais si vous devez traverser une situation similaire, vous serez en mesure de faire un plan mieux que la première fois.

C’est pour cette raison que la tenue de dossiers n’est pas seulement une compétence en gestion du temps. Elle est également utile sur d’autres niveaux comme la conscience de soi, la prise de décision, la concentration, la délégation, etc.

Il est extrêmement fatigant d’enregistrer tout et de conserver des dossiers, mais si vous apprenez à vous discipliner et à enregistrer les faits de manière précise, vous gagnerez beaucoup de temps dans l’avenir.

15. Organisation et classement

Il s’agit d’une extension de la tenue de dossiers. J’avais l’habitude de rire de l’effort que mon premier patron mettait dans son système de classement. Son bureau était impeccable, contrairement au mien – je ne pouvais même pas voir de quelle couleur était mon bureau. Chaque fois que je lui demandais quelque chose, il était capable de tendre facilement la main et de l’attraper. Quand il me demandait quelque chose, je déchirais pratiquement mon bureau pour la trouver.

Mettre en place un bon système de classement prend un certain temps. Une fois mis en place, vous gagnerez beaucoup de temps car vous pourrez stocker et récupérer des informations sans avoir à y penser. Et c’est là l’avantage ultime de l’organisation – vous n’avez à penser à quoi que ce soit qu’une seule fois. Tout a une place et, à moins que vous ne l’utilisiez, vous pourrez trouver ce que vous cherchez à cet endroit.

Un autre avantage de l’organisation est que vous captez chaque engagement que vous faites. Lorsque vous laissez tomber les autres en n’achevant pas une tâche, c’est souvent parce que vous ne l’avez pas noté. Vous aviez l’intention de le faire, mais vous avez fini par oublier ou vous avez perdu le morceau de papier sur lequel vous l’aviez écrit.

Lorsque vous disposez d’un système d’organisation approprié, vous devez saisir chaque engagement. Quand il faudra prendre une décision, vous aurez une liste complète des engagements que vous avez pris. La plupart des compétences en gestion du temps sont inutiles si on ne sait pas ce qu’il faudra faire.

L’organisation et le classement ne sont pas très amusants, mais ils rendent tout le reste possible.

Une bonne gestion du temps consiste à décider de la bonne chose à faire au bon moment. Si vous êtes mal organisé et ne possédez pas une liste complète de vos engagements, vous ne saurez pas ce qu’il convient de faire. Vous ne pouvez que deviner et espérer que vous avez raison.

16. La Patience

Beaucoup de gens pensent que les compétences en gestion du temps ont pour but d’accomplir plus de travail. Ce n’est pas le cas. Les compétences en gestion du temps vous permettent de vous assurer que le travail important est fait. Vous pourriez essayer de vous concentrer sur ce que vous faites. Mais vous finissez souvent par précipiter les choses et par faire des erreurs.

Vous allez passer plus de temps à corriger les erreurs (s’il est possible de le faire),  que si vous aviez pris votre temps à faire le travail correctement.

Souvent, en faisant un travail, le résultat ou le but finale ne peut être atteint sur place. Parfois les travaux ne produisent de résultats réels qu’après des mois, voire plus. Un exemple est la création de contenu pour Internet. Vous pourriez écrire un article aujourd’hui, et il ne commencera à apparaître en résultats des moteurs de recherche que pendant des mois ou même des années.

Dans l’industrie des jeux vidéo, par exemple, on travaille durant des années avant la sortie du jeu. Dans ces situations, la patience est l’une des compétences les plus importantes en gestion du temps que vous devez posséder. Il faut aussi comprendre que les résultats seront souvent en retard.

La patience n’est pas seulement une vertu, c’est une compétence. C’est quelque chose que vous devez pratiquer. Les meilleurs gestionnaires de temps ne précipitent pas les choses. Ils ont de la patience et prennent exactement le temps nécessaire pour faire le travail correctement.

17. Le pardon

Comme la patience, le pardon est en fait une compétence. Ce n’est pas quelque chose qui arrive par magie ; c’est quelque chose que vous devez choisir de faire. En essayant d’améliorer vos compétences en gestion du temps et de devenir plus efficace, vous ferez des erreurs.

D’autres vous laisseront aussi tomber de temps en temps, mais rarement intentionnellement. Il est facile de s’énerver quand ça arrive, mais devenir trop émotif vous empêchera de se concentrer sur votre travail. En fin de compte, vous aggravez l’erreur en réduisant davantage votre efficacité en raison de votre propre frustration.

Quand les choses tournent mal, donnez aux gens le bénéfice du doute. Les gens se trompent rarement exprès. Que ce soit vous ou quelqu’un d’autre qui ait commis l’erreur, choisissez de pardonner. Acceptez qu’il s’agit d’une véritable erreur, puis concentrez-vous sur l’identification des mesures correctives que vous devez prendre. Ainsi, vous maintiendrez votre estime de soi, améliorerez vos relations et réduirez le temps perdu à cause de l’erreur.

Ce qu’il faut retenir c’est que le pardon est dans votre intérêt et non dans celui de l’autre. Pardonner, c’est lâcher prise. Lorsque vous ne pardonnez pas, vous regardez en arrière sur les événements passés. Cela vous empêche de regarder en avant et de passer à autre chose. Tu n’as pas à aimer ce qui s’est passé et tu n’as pas à l’oublier. Dans de nombreuses situations, vous pouvez choisir de ne plus traiter avec l’autre personne. Mais tu dois pardonner, lâcher prise et passer à autre chose.

Le pardon n’est pas seulement une compétence importante en matière de gestion du temps, mais aussi l’une des plus importantes dans la vie quotidienne. C’est un cadeau que vous vous donnez en vous libérant pour se concentrer sur des questions plus importantes. C’est mieux que de perdre votre temps et votre énergie à de vieilles rancunes.

Conclusion

Si vous voulez obtenir les meilleurs résultats possibles de votre vie, les compétences en gestion du temps sont essentielles. Au fur et à mesure que vous améliorerez vos compétences en gestion du temps, vous découvrirez que vous obtiendrez un travail de grande valeur en moins de temps.

Il ne s’agit pas d’augmenter la quantité de travail que vous accomplissez. L’important est de bien accomplir les tâches importantes qui vous permettront d’atteindre rapidement vos objectifs avec moins de stress. Il existe de nombreuses compétences en gestion du temps et la liste ci-dessus n’est en aucun cas exhaustive.

Si vous prenez une compétence à la fois et y travaillez à l’améliorer, vous constaterez qu’elle a un effet d’entraînement sur le reste. Choisissez l’une de ces compétences dès aujourd’hui et commencez votre voyage vers la haute productivité ?


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