La planification productive en 6 étapes

La planification productive en 6 étapes

3 juin 2019 0 Par Abdellah
Partage Zen :)

La formation en gestion de projet tend à se concentrer sur les projets de grande envergure. Ce sont des projets qui valent une fortune, qui comportent un niveau de risque élevé et qui ont une liste presque infinie de parties prenantes. Ce type de formation peut être extrêmement efficace, mais pour la grande majorité des gens, elle ne sera pas nécessaire. La plupart des gens n’auront jamais à gérer un de ces projets à grande échelle. Ils n’ont pas besoin d’un cours de gestion de projet important et coûteux ; ils ont besoin d’un système de planification productif.

Malgré le fait que vous n’aurez peut-être jamais à gérer un projet à grande échelle, vous rencontrerez un nombre infini de projets dans votre vie que vous devrez gérer. Pour paraphraser le gourou de la productivité, David Allen, un projet est n’importe quelle tâche qui doit être accomplie et qui nécessite plus d’une action. Quand on voit les projets de cette façon, on se rend compte qu’il faut gérer une multitude de projets chaque jour. La plupart de ces projets ne nécessiteront pas de gestion complexe. Vous pouvez les faire en y réfléchissant un peu. Cependant, il y aura de nombreux projets que vous aurez à gérer. Dans ces cas, un système de planification productif vous permettra d’achever le projet à la norme désirée, avec peu ou pas de stress.

La planification productive

6 étapes pour une planification productive

Suivre les 6 étapes ci-dessous et en faire une pierre angulaire de votre processus de planification vous permettra de réaliser vos projets plus efficacement et avec moins de stress.

1. Connaissez votre objectif

Le but ou l’objectif est une lumière directrice. Lorsque votre objectif est clair, il est plus facile de déterminer la bonne ligne de conduite à tout moment. Lorsque vous déviez de votre trajectoire, vous pouvez vous servir de votre but pour vous guider sur le bon chemin. Une planification productive exige que vous sachiez ce que vous visez avant de commencer. C’est pourquoi chaque projet, chaque jour et chaque tâche doit avoir un objectif clair. Avant de commencer un nouveau projet, essayez de vous poser ces deux questions :

Quel est le résultat final que j’essaie d’obtenir ?
Quelle est la prochaine action que je peux entreprendre pour me guider vers ce résultat final ?
Ces questions vous permettront de rester dans le droit chemin en identifiant la tâche la plus appropriée à accomplir à chaque étape. C’est ce qu’est la planification productive – accomplir la bonne tâche au bon moment.

2. Élaborer une vision

Avant de vous rendre compte que vous avez atteint votre objectif avec succès, vous devez savoir à quoi ressemble le succès. En développant une vision claire dans votre esprit de la façon dont vous aimeriez que la journée ou le projet se déroule, vous vous donnez une feuille de route pour réussir et un moyen de mesurer vos progrès.

3. Faites un remue-méninges pour trouver des idées

Remarquez que j’ai parlé de « remue-méninges », pas de « remue-méninges sur les bonnes idées ». La planification productive est souvent ruinée lorsque les gens tentent de qualifier ou d’évaluer leurs idées avant de les énoncer ou de les noter. Je ne soulignerai jamais assez à quel point cette approche ruine la planification productive. Quand vous commencez à évaluer vos idées, vous arrêtez votre flux de pensées et vous ne regardez pas les idées objectivement. Si vous évaluez trop tôt, vous risquez de passer à côté de bonnes idées.

Le remue-méninges devrait être exempt d’évaluation, de critiques et de structure rigide. Peu importe à ce stade si les idées sont bonnes ou mauvaises. Il suffit de diffuser les idées. Fixez-vous une limite de temps et laissez-vous aller à la folie en générant des idées. Si le temps presse et que vous avez encore des idées, continuez jusqu’à ce que le flux d’idées s’arrête.

4. Organisez vos idées

Une fois le remue-méninges terminé, faites une courte pause pour vous éclaircir les idées. A votre retour, vous pourrez commencer à les évaluer et à les organiser. Au fur et à mesure que vous découvrez des idées qui ne vous semblent pas réalisables, ne les jetez pas ; déplacez-les dans un fichier séparé où vous pourrez les consulter à nouveau ultérieurement. Ce qui ne semble pas réalisable aujourd’hui peut l’être à un moment donné dans l’avenir.

Maintenant, prenez toutes les bonnes idées et essayez de les structurer en un plan de projet réalisable. Déterminer qui exécutera chaque tâche, quand et dans quel ordre chaque tâche doit être accomplie, p. ex. la tâche A doit-elle être terminée avant que la tâche B puisse commencer ?

Dans le cadre d’une planification productive, chaque personne sait quelles sont les tâches dont elle est responsable et, si nécessaire, il existe des plans d’automatisation, de délégation et d’externalisation.

5. Passez à l’action

Lorsque vous avez produit un plan, vous devez maintenant passer à l’action. Vous avez dressé une liste de tâches et de projets qui doivent être introduits dans votre système de productivité personnel pour vous assurer que vous prenez les bonnes mesures au bon moment.

6. Revue

Il est peu probable que vous obtiendrez un grand plan 100 % correct dès la première requête. C’est pourquoi les examens sont un aspect si important de la planification productive. La planification n’est pas un processus ponctuel. Il s’agit d’un processus continu qui doit faire l’objet d’un suivi et d’un examen réguliers pour évaluer les progrès et l’efficacité.

Au fur et à mesure que vos tâches sont introduites dans votre système de productivité, vous pourrez mesurer vos progrès au cours de votre revue hebdomadaire de gestion du temps. Il est également important de prévoir des examens réguliers pour chaque projet spécifique afin de s’assurer que vous, et toutes les personnes impliquées, êtes sur la bonne voie. Cela vous permet d’identifier et de corriger les erreurs avant qu’elles ne causent des dommages réels à vos plans.

 

La plupart des gens n’auront jamais à gérer des projets de grande envergure qui nécessitent des gestionnaires de projets spécialisés. Cela ne veut pas dire que vous n’aurez pas à gérer des projets tout au long de votre vie. Selon la définition de David Allen, toute votre vie est remplie de projets. Vous n’avez pas besoin d’un système compliqué pour les gérer. Dans la plupart des cas, vous serez en mesure de les compléter en peu de temps. Pour ceux qui nécessitent une réflexion, vous avez besoin d’un système de planification productif.

Un système de planification productif vous permet d’élaborer rapidement un plan pour l’achèvement du projet et contient des examens intégrés pour évaluer les progrès et identifier tout changement qui doit être apporté. En prenant un peu de temps pour faire une planification productive, vous gagnerez beaucoup de temps, éviterez beaucoup de stress et obtiendrez de meilleurs résultats dans votre vie.


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