Planification de projet, guide étape par étape

La clé d’un projet réussi réside dans sa planification. La création d’un plan de projet est la première chose que vous devez faire lorsque vous entreprenez un projet.

Souvent, la planification de projet est ignorée en faveur du travail. Cependant, beaucoup de gens ne réalisent pas la valeur d’un plan de projet dans l’économie du temps, de l’argent, et la résolution de nombreux problèmes.

Sur cet article, une approche simple et pratique de la planification de projet est présentée. À la fin, vous aurez une approche de planification de projet fiable que vous pourrez utiliser pour vos projets futurs.

1- Objectifs du projet

Un projet est couronné de succès lorsqu’il répond aux besoins des parties prenantes. Une partie prenante est toute personne directement, ou indirectement touchée par le projet.

Dans un premier temps, il est important d’identifier les parties prenantes de votre projet. Ce n’est pas toujours facile d’identifier une partie prenante, en  particulier celle touchée indirectement. Voici quelques exemples :

• Le sponsor du projet.
• Le client qui reçoit le produit ou la prestation livrables.
• Les utilisateurs de la sortie du projet.
• Le chef de projet et l’équipe de projet.

Une fois que vous aurez défini qui sont les parties prenantes, l’étape suivante consistera à connaître leurs besoins. La meilleure façon d’y parvenir est de mener des entrevues avec les parties prenantes potentielles. Prenez le temps de tirer les exigences qui créent des avantages réels lors des entrevues . Parfois, les intervenants parlent de besoins qui ne sont pas pertinents et qui n’offrent pas d’avantages. Ceux-ci peuvent être enregistrés et classés comme une faible priorité.

Après avoir  mené toutes les entrevues et défini une liste complète des besoins par ordre de priorité, vous pouvez alors créer un ensemble d’objectifs facilement mesurables. Une bonne technique pour ce faire est de les examiner à travers des  SMART. De cette façon, la réalisation de l’objectif sera facile à identifier.

Ensuite, une fois vous avez établi un ensemble clair d’objectifs, ceux-ci doivent être portés sur le plan de projet. Il est également très utile d’inclure les besoins et les attentes de vos parties prenantes.

Maintenant, vous avez terminé la partie la plus difficile du processus de planification; il est temps de passer à autre chose : le produit du projet.

2- Les produits livrables du projet

En utilisant les objectifs que vous avez définis à l’étape 1, créez une liste des éléments que le projet doit fournir pour atteindre ces objectifs. Spécifiez quand et comment livrer chaque article.
Ajoutez le produit livrable au plan de projet avec une date de livraison estimée. Vous établirez des dates de livraison plus précises lors de la phase de planification qui suit.

3- Calendrier du projet

Créez une liste de tâches à exécuter pour chaque livraison identifiée à l’étape 2. Pour chaque tâche, déterminez les éléments suivants:

• La quantité d’effort (heures ou jours) nécessaire pour accomplir la tâche.
• La ressource qui réalisera la tâche

dès lors que le volume d’effort requis pour chaque tâche est défini, vous pouvez déterminer l’effort requis pour chaque produit livrable et une date de livraison précise. Mettez à jour votre section de produits livrables avec les dates de livraison plus précises.
À ce stade de la planification, vous pouvez choisir d’utiliser le progiciel qui vous convienne pour créer votre planification de projet. Vous pouvez également utiliser l’un des nombreux modèles gratuits disponibles sur Microsoft project. Saisissez tous les produits livrables, les tâches, les durées et les ressources qui compléteront chaque tâche.

Un problème commun découvert à ce stade est lorsque vous avez une date limite de livraison imposée par le sponsor qui n’est pas réaliste sur la base de vos estimations. Si vous découvrez que c’est le cas, vous devez contacter le sponsor immédiatement. Les options que vous avez dans cette situation sont:

• renégocier la date limite (retard du projet).
• Employer des ressources supplémentaires (coût accru).
• Réduire la portée du projet (moins livrer).

Utilisez le calendrier du projet pour justifier la poursuite de l’une de ces options.

4- Plans de soutien

Cette section traite des plans que vous devez créer dans le cadre du processus de planification. Ceux-ci peuvent être inclus directement dans le plan.

• Plan de ressources humaines

Identifiez, par leur nom, les individus et les organisations jouant un rôle de premier plan dans le projet. Pour chacun, décrivez leurs rôles et responsabilités dans le projet.

Ensuite, spécifiez le nombre et le type de personnes nécessaires à la réalisation du projet. Pour chaque date de début détaillée de la ressource, la durée estimée et la méthode que vous utiliserez pour les obtenir.
Créez une seule feuille contenant cette information.

• Plan de communication

Créez un document indiquant qui doit être tenu au courant du projet et comment il recevra l’information. Le mécanisme le plus courant est un rapport de situation hebdomadaire ou mensuel, décrivant le déroulement du projet, les jalons atteints et le travail que vous avez planifié pour la période suivante.

• Plan de gestion des risques

La gestion des risques est une partie importante de la gestion de projet. Bien que souvent négligé, il est important d’identifier autant de risques que possible pour votre projet et de vous préparer en cas de problème.
Voici quelques exemples de risques :

• Estimation du temps et des coûts trop optimiste.
• Le cycle d’évaluation et de retour client est trop lent.
• Coupes budgétaires inattendues.
• Rôles et responsabilités peu clairs.
• Aucune participation des parties prenantes obtenue.
• Non compréhension claire des besoins des parties prenantes.
• Les parties prenantes changent leurs exigences après le démarrage du projet.
• Les parties prenantes ajoutent de nouvelles exigences après le démarrage du projet.
• Mauvaise communication entraînant des malentendus, des problèmes de qualité et des reprises.
• Manque d’engagement de ressources.

Les risques peuvent être suivis à l’aide d’un simple journal des risques. Ajoutez chaque risque que vous avez identifié à votre journal des risques, et écrivez ce que vous ferez si cela se produit et ce que vous ferez pour l’empêcher.

Consultez régulièrement votre journal des risques, en ajoutant de nouveaux risques au fur et à mesure qu’ils surviennent pendant la durée du projet. Rappelez-vous que si vous ignorez les risques, ils ne disparaissent pas.

Après avoir suivi toutes les étapes ci-dessus, vous devriez avoir un bon plan de projet. Il est nécessaire de ne pas oubliez pas de mettre à jour votre plan au fur et à mesure de l’avancement du projet, et de mesurer en permanence les progrès réalisés par rapport au plan.