Manières polies de refuser une invitation à une réunion

Manières polies de refuser une invitation à une réunion

25 juin 2019 0 Par Abdellah
Partage Zen :)

Que ce soit parce que les réunions sont toujours ennuyeuses ou plus légitimes, le sujet ne vous regarde pas ou vous n’avez tout simplement pas le temps. Nous devons tous dire « non » parfois, et on va voir comment vous pouvez le faire, poliment. Avant de refuser une invitation à une réunion, commencez par regarder la réunion elle-même:

Importance de la jauge

Premièrement, toutes les réunions ne peuvent pas être refusées. Beaucoup d’entre eux sont importantes, mais il y a généralement beaucoup de réunions qui n’ont pas besoin de votre présence.

Par conséquent, la priorité devrait être de décider si la réunion elle-même est utile et vaut la peine d’y assister pour qui que ce soit. Ce qui est pire que de vous faire perdre votre temps, c’est de faire perdre du temps à toute l’équipe. Il y a certaines questions qui permettent d’évaluer si la réunion est utile ou non.

  • La réunion est-elle organisée selon une structure dont l’objectif et l’ordre du jour sont clairs ?
  • Le sujet de conversation est-il important et opportun ?
  • Si des progrès doivent être réalisés, les bonnes personnes seront-elles présentes dans la salle ?
  • Les participants ont-ils accès à l’avance à des informations contextuelles ?

Pouvez-vous ajouter de la valeur ?

S’il est décidé que la réunion est effectivement importante, la question suivante devrait être de savoir si vous êtes important pour la réunion.

Parfois vous pouvez être invité dans le seul but de vous informer de ce qui se passe dans un certain domaine ou de vous tenir au courant de l’avancement d’un projet. Ces réunions peuvent être qualifiées de  » réunions d’information « . Ceux dans lesquels vous ne pouvez pas, ou on ne s’attend pas à ce que vous apportiez une valeur réelle, mais seulement à ce que vous écoutiez les mises à jour.

Dans ces situations, il est préférable de consacrer du temps à d’autres tâches et de demander aux personnes impliquées de vous envoyer par courriel le dernier plan d’action ou même des questions éventuelles.

L’idéal :

Les grandes réunions ont lieu lorsqu’un problème survient et, à ce titre, un groupe doit travailler ensemble pour créer de la valeur et trouver une solution. Si la réunion ne vise qu’à mettre quelqu’un au courant des dernières informations, il sera probablement plus productif de lui envoyer un courriel ou, au moins, de faire une réunion courte et brève.

Façons de dire non et  refuser une invitation à une réunion

Vous réalisez que pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas ou ne voulez pas assister à la réunion proposée. Par conséquent, vous allez devoir répondre par un refus. Dire non, comme nous le savons, n’est pas le travail le plus facile à faire, alors voici quelques conseils sur la façon de refuser poliment votre prochaine réunion :

1) Soyez clair sur votre emploi du temps

Vous savez que votre gestion de temps ne vous permet pas de le gaspiller. Il est courant, surtout lorsqu’on occupe un poste de direction, d’avoir un calendrier des réunions établi à l’avance. Par exemple, les réunions de vente le lundi, les réunions de contenu le mardi, etc. En informant les gens au bureau que vous avez un horaire, ils sont moins enclins à poser des questions en dehors de ces heures, à moins que ce ne soit une question urgente.

De cette façon, vous pouvez toujours faire dévier les réunions en répondant aux questions suivantes
« Oui, je suis heureux d’en discuter avec vous. Cela peut-il attendre et être inclus dans la réunion que nous avons prévue jeudi ? »

2) Dites non, simplement et gentiment

Il n’y a rien de mal à dire non. Plus de gens devraient le dire. Cela montre que votre temps est important et vos collègues le comprendront. Cette façon de rejeter une réunion est plus directe, mieux vaut l’utiliser pour des réunions dont votre présence n’est pas requise ou n’est pas pertinente.

Ceci peut cependant être combiné avec les autres méthodes. Par exemple,  » Malheureusement, je ne suis pas en mesure de participer à cette réunion en raison des engagements existants. Cependant, n’hésitez pas à m’envoyer le rapport par courriel par la suite ainsi que toute question que vous pourriez avoir. »

3) Proposer une autre option

Une réunion prend du temps aux gens, s’il y a un moyen d’obtenir le même résultat par une méthode plus efficace, alors cela devrait certainement être fait.

Il y a de fortes chances que tous les autres seront reconnaissants d’annuler une réunion et de rattraper leur retard par le biais d’un forum différent.

Par exemple, ils pourraient vous envoyer des questions par courrier électronique à l’avance. Une alternative au courriel est d’organiser un appel téléphonique de 10 minutes pour en parler plutôt que de passer une heure en réunion.

Il pourrait même être possible d’envoyer quelqu’un d’autre à la réunion à votre place. Assurez-vous d’investir des efforts pour trouver la bonne personne afin de ne pas avoir l’air de vous dérober à vos responsabilités. Si vous pensez qu’il est qualifié et que vous avez confiance qu’il peut ajouter suffisamment de valeur.

exemples:

« Je suis flatté que vous vous intéressiez à mon apport. Je ne crois pas être le mieux qualifié sur ce sujet. J’ai fait quelques recherches et il semble que François aurait le contexte nécessaire. Seriez-vous à l’aise d’inviter François plutôt que moi ? »

« Étant donné qu’il s’agit d’une réunion de prise de décision, je pense qu’il est plus approprié que mon manager représente notre équipe. »

« Merci pour l’invitation à cette réunion. Je ne pense pas qu’on ait besoin de moi pour l’instant. Si ça ne vous dérange pas, j’aimerais envoyer Daniel comme délégué. »

4) Demander un rapport de réunion

C’est probablement la méthode la plus courante pour refuser une réunion. En disant que, malheureusement, vous n’allez pas être en mesure de le faire, mais que vous vous intéressez à l’évolution du projet.

« Pourriez-vous m’envoyer un rapport de ce qui a été discuté et conclu ? Merci. »

N’oublier pas:

Il ne faut jamais refuser une invitation à une réunion quand cette dernière est d’une grande importance à votre carrière. Ni quand cela affectera la réputation de votre entreprise ou quand votre absence causera un grand mal à quelqu’un.


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